ZEENDOC, DECOUVREZ NOTRE LOGICIEL DE SOLUTION GED

Zeendoc, un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) en mode SaaS, originaire de France, Leur mission est d’accompagner les entreprises dans leur transition numérique. Fort de plus de 350 000 utilisateurs et 10 000 sociétés, elle se positionne comme une solution prééminente sur le marché français de la GED

Avec Zeendoc à vos côtés, vos documents se transforment en ressources précieuses, exploitées de manière optimale. Grâce à des processus automatisés, il assure la gestion, le traitement, la recherche, le classement, l’archivage, et d’autres aspects liés à tous les documents électroniques de votre organisation, les regroupant harmonieusement au sein d’une seule base. L’idée de centraliser la gestion de tous vos documents devient une réalité concrète avec notre solution.

Cette solution polyvalente vous permet de gérer efficacement divers types de documents, que ce soit des factures, des bons de commande, des bons de livraison, des contrats, des bulletins de paie, des notes de frais, et bien plus encore. Zeendoc offre une approche simplifiée, une interface intuitive, une ergonomie conviviale, et assure la sécurité de vos données, faisant de son utilisation quotidienne une expérience agréable que vous apprécierez.

Dans le contexte professionnel effréné, la quête incessante du temps constitue l’un des défis majeurs pour toute entreprise. Ce défi, devenu crucial pour accroître la productivité et l’efficacité, a trouvé un allié précieux dans l’avènement des nouvelles technologies. Cependant, malgré les avancées, il est évident que le chemin à parcourir reste encore conséquent. Pour les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), les Responsables Administratifs et Financiers (RAF), le défi est de taille ! Combien d’heures avez-vous déjà consacrés à la saisie répétitive de données, au détriment de tâches plus stimulantes qui vous attendaient ? 

C’est là que nous intervenons :

–  Economie de temps dans la gestion : Nous améliorons l’efficacité de vos processus, vous permettant ainsi de consacrer votre temps à des activités plus stratégiques.

– Baisse des dépenses liées au processus de traitement : En réduisant les coûts associés à l’impression, au stockage et au temps consacré à des tâches répétitives, nous favorisons l’efficacité budgétaire.

– Réactivité et surveillance en temps réel : Avec notre solution, vous avez la possibilité de surveiller en temps réel vos flux d’activités, renforçant ainsi la réactivité de votre entreprise.

– Amélioration des relations interpersonnelles : Simplifiez les échanges avec vos fournisseurs et collaborateurs grâce à des processus accélérés, favorisant des transactions plus rapides et une circulation fluide des informations.

– Valorisation accrue de votre profession : En supprimant les tâches chronophages et manuelles, vous pouvez réaffecter votre temps à des missions à forte valeur ajoutée, améliorant ainsi la perception de votre profession.

–  Simplification du travail à distance : Grâce à une centralisation numérique des informations, Zeendoc vous simplifie le travail à distance et facilite le télétravail.

– Réduction des erreurs et de la perte de documents : Les automatisations sont associées à un stockage numérique, éliminent les erreurs liées à la saisie manuelle, garantissant la sécurité et l’intégrité de vos documents.

– Données 100% sécurisé : Nous assurons la sécurité de vos données en respectant les règles, en optant pour un hébergement français et en assurant un archivage légal.

– Respect des normes et des réglementations en vigueur : En garantissant la conformité aux réglementations en vigueur, anticipant également les règles imminentes de la future obligation de la facturation électronique.

– Diminution de l’empreinte carbone : En éliminant le recours au papier et en optant pour une GED bas carbone hébergée en France, DigiDoc contribue activement à la diminution de votre empreinte carbone, favorisant une approche respectueuse de l’environnement.

COMMENT ZEENDOC SE DIFFERENCIE DES AUTRES CONCURRENTS

ZEENDOC, un système sécurisé entièrement développé en France

Zeendoc, une solution entièrement conçue en France et sécurisée à 100%, a été créée à Ajaccio, en Corse, grâce aux efforts d’une entreprise française dédiée à son développement et à son édition. La sécurité de toutes vos données est une priorité, c’est pourquoi le stockage s’effectue via un service d’hébergement sur des serveurs certifiés français, alimentés exclusivement par des sources d’énergie verte.

Découvrez Zeendoc, notre solution de Gestion Électronique de Documents (GED), conçue pour simplifier votre quotidien professionnel. Son interface intuitive et son design ergonomique offrent une expérience utilisateur fluide et agréable. Grâce à Zeendoc, la gestion de vos documents devient un processus simple et accessible, permettant à votre équipe de gagner en efficacité. Ne vous compliquez plus la vie avec des solutions complexes ; adoptez Zeendoc pour une expérience GED à la fois intuitive et ergonomique.

Un outil convivial, facile à utiliser et intuitif :

Vos données sont entreposées dans deux datacenters, bénéficiant de sauvegardes régulières en temps réel et étant géographiquement distantes de l’un de l’autre. Cette stratégie vise à garantir la continuité du service en cas de défaillance sur l’un des datacenters. Notamment, le datacenter principal est doté de plusieurs certifications de renommée telles que l’ISO 27001, HDA, ISO 50001, assurant ainsi des normes élevées de qualité et de sécurité.

Un compagnon flexible qui danse au rythme de votre entreprise :

La flexibilité de Zeendoc réside dans sa capacité à s’ajuster et à se personnaliser en fonction de la nature de votre métier, de vos problématiques, de vos besoins spécifiques et de votre quotidien professionnel. Chez DigiDoc, nous accordons une grande importance à vous fournir un logiciel entièrement adapté à vos attentes. Grâce à notre partenariat privilégié avec Zeendoc, nous avons la possibilité de le développer et personnaliser avec des modules et des fonctionnalités qui vous font gagner un temps précieux.

Le processus est simple : nous écoutons attentivement vos besoins, prenons le temps de comprendre l’ensemble de vos processus de gestion, et réalisons un audit approfondi de toute votre organisation.

Point important : Notre équipe de développeurs en interne, qui nous permet de connecter et d’associer votre logiciel Zeendoc à ceux que vous utilisez au quotidien, tels que les ERP, logiciels comptables, de paie, RH, etc. Cette intégration vous permet de maximiser l’utilisation de vos données tout en évitant les saisies et les doubles saisies. Par exemple, il est possible de le connecter à des solutions telles que Sage, EBP, Divalto, Cegid, SAP, Nibelis, Silae, et bien d’autres encore.

GED à faible empreinte carbone :

Comme précédemment évoqué, l’un des principaux avantages de Zeendoc réside dans sa contribution aux enjeux environnementaux contemporains. Il est tout à fait envisageable de concilier la transition écologique et la transition numérique, et nous sommes prêts à vous le démontrer ! Toutes vos données sont entreposées sur un hébergement web vert, également appelé green IT. 

Les datacenters qui les abritent fonctionnent exclusivement grâce à l’énergie hydroélectrique, une méthode caractérisée par une faible consommation en eau, favorisant ainsi les principes de l’économie circulaire. Zeendoc a établi un partenariat avec EcoTree, une initiative visant à créer des puits de carbone grâce à une gestion forestière durable, permettant ainsi de compenser les émissions générées par votre logiciel. En adoptant Zeendoc, vous réduisez également votre consommation de papier et diminuez votre dépendance aux e-mails et aux pièces jointes.

POUR QUI EST DESTINÉ ZEENDOC ?

Cette application convient à une variété d’organisations : sociétés privées, collectivités, qu’elles soient de petite, moyenne ou grande envergure. Comme vous l’avez compris, avec sa grande souplesse d’adaptation et sa capacité de personnalisation élevée, elle s’aligne parfaitement sur vos méthodes de travail.

Les documents clients

En exploitant le classeur client, votre application vous donne la possibilité de superviser et traiter l’ensemble des documents liés aux dossiers de votre clientèle. Cela englobe divers éléments tels que les bons de commande, les contrats, les factures, les bons de livraison, et même les signatures électroniques. 

Cependant, ce n’est pas tout ! Les processus de circulation, de classement, de contrôle et de gestion comptable de ces documents seront également automatisés. Si votre outil est connecté à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité, son utilité sera encore optimisée. Grâce à un identifiant partagé, il peut regrouper l’ensemble des documents d’un même dossier client, y compris au sein de votre ERP.

Pour les interactions avec l’État ou les collectivités territoriales, Zeendoc vous offre la possibilité de déposer automatiquement vos factures sur la plateforme Chorus Pro.

Les documents fournisseurs

Avec l’utilisation du classeur fournisseur, vous allez apprécier la gestion de vos relations professionnelles. L’ensemble de vos factures fournisseurs et des documents associés tels que contrats, avenants, CGV, devis, bons de commande, bons de livraison, etc., peuvent être dématérialisés et regroupés au même endroit. Vous n’avez même plus besoin de rechercher manuellement à divers endroits, car la récupération est automatisée, de même que son classement. Tout comme pour ses homologues, les étapes de validation, de contrôle et d’imputation sont également dématérialisées, et la connexion à vos outils préférés vous permet d’optimiser votre processus de gestion fournisseur.

Les documents RH

Avec son module dédié aux Ressources Humaines, Zeendoc vous offre la possibilité de procéder à la dématérialisation des documents associés. Cela inclut la gestion des bulletins de salaire, assurant ainsi la conformité à la loi El Khomri avec une conservation sécurisée pendant 50 ans dans un coffre-fort électronique. L’intégralité des dossiers RH des employés peut également être gérée, avec l’automatisation des demandes de congés, des notes de frais, ainsi que le stockage des documents tels que les contrats et les avenants. 

Cela simplifie la gestion centralisée de l’ensemble des dossiers salariés, offrant aux employés la possibilité de retrouver toutes les informations en un seul clic.  En ce qui concerne les notes de frais, il suffit à votre collaborateur de photographier son justificatif via l’application mobile et de l’envoyer directement dans son dossier RH. La solution prend ensuite en charge le reste grâce à la reconnaissance des informations et à leur intégration en comptabilité.

Quels sont les métiers concernés par la GED ?

Professionnel de santé HDS :

Zeendoc stocke vos données avec AZ Network, un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS depuis 2019. Cette certification couvre diverses activités liées à la gestion sécurisée des données de santé.

Notre offre Santé HDS facilite la numérisation, l’archivage et l’accès aux données conformément aux exigences légales et professionnelles. Centralisez, analysez et accédez facilement à vos documents sensibles depuis différents appareils avec une gestion des accès personnalisée.

Zeendoc garantit la sécurité des informations sensibles, vous permettant de gagner en productivité, en espace de stockage, tout en évitant les erreurs et les pertes de données.

Collectivités et mairies :

Zeendoc simplifie la gestion des courriers entrants pour les collectivités et les mairies. Notre solution permet la numérisation, le classement automatique et la distribution des courriers vers les différents services.

Elle offre également une recherche rapide, un suivi des demandes et la possibilité d’envoi par email ou postal sans contraintes de mise sous pli.

De plus, Zeendoc assure une gestion efficiente des contrats fournisseurs, centralisant les informations, offrant un suivi des échéances et simplifiant la recherche. Pour les activités RH, notre solution facilite la gestion des documents liés aux collaborateurs et simplifie la dématérialisation des processus.

Enfin, Zeendoc s’intègre avec Chorus Pro pour recevoir automatiquement les factures fournisseurs, les classer et gérer leur validation.

Transport Logistiques et messagerie :

Zeendoc automatise vos tâches répétitives et optimise votre efficacité. Notre solution GED simplifie le suivi des livraisons et des processus de facturation en réduisant les interventions manuelles et les délais de recherche de documents. Elle gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration comptable des factures, qu’elles soient papier ou numériques.

En facilitant la gestion des plannings, l’accès aux archives, la diffusion des factures dématérialisées, et en offrant une visibilité instantanée vis-à-vis des fournisseurs, Zeendoc centralise et sécurise tous vos documents pour simplifier la gestion RH, la validation des documents et les échanges avec vos collaborateurs.

Dans les domaines de la construction et des travaux publics, les délais, la logistique et la maîtrise des coûts sont cruciaux.

Zeendoc, dédié à ces secteurs, garantit une collaboration fluide grâce au partage, à la validation et à la diffusion des documents de chantier. La solution simplifie les processus de facturation et offre une visibilité immédiate vis-à-vis des fournisseurs.

Elle centralise les documents, assure un partage instantané et sécurisé, et gère les factures avec une lecture automatique des données. Zeendoc facilite également la gestion RH, la dématérialisation des processus et la tenue des comptes.

Pour les entreprises du BTP, Zeendoc est un atout pour la gestion documentaire, facilitant l’échange et la gestion des documents entre différents services.

Profession réglementée :

Zeendoc répond aux besoins réglementaires et documentaires des professions spécifiques telles que le droit, la comptabilité, ou le notariat. La plateforme permet la dématérialisation, la sécurisation et la gestion simplifiée des documents, y compris la facturation et les notes de frais.

Elle offre la possibilité de stocker, partager et consulter tous types de documents, papier ou numériques, dans une base sécurisée. Zeendoc permet la recherche intuitive de documents, la consultation mobile et propose une signature électronique intégrée.

Elle facilite également la gestion des factures fournisseurs et clients en automatisant la collecte, la lecture des informations clés et en proposant des circuits de validation. Pour les notes de frais, elle simplifie la collecte des justificatifs et accélère les validations tout en minimisant les risques d’erreur.

Zeendoc accompagne les professionnels de l’immobilier en simplifiant l’archivage numérique, le classement automatisé et la recherche rapide de documents. Cela permet un gain de temps précieux pour des acteurs souvent sous pression et constamment en mouvement.

Les avantages de Zeendoc pour l’immobilier sont nombreux :

– Gestion de la structure et traitement des courriers

– Archivage sécurisé des documents relatifs à la gestion locative, vente de biens, copropriété

– Classement automatique et centralisation des informations avec partage facile entre services

– Recherche rapide grâce à un moteur multicritère

– Mise en place d’alertes pour surveiller les échéances et automatiser les relances

Industrie du futur : La transformation digitale vise à aider les industriels à s’adapter à l’ère de l’industrie 4.0 en intégrant de nouvelles technologies dans tous les domaines de leur activité.

Zeendoc offre une assistance sur plusieurs aspects :

– Archivage et traçabilité des documents

– Dématérialisation des achats de matières premières

– Échanges inter-services et transparence

– Respect des normes de qualité ISO

La plateforme permet de stocker et gérer des documents papier ou numériques, offrant un accès facile et sécurisé. Zeendoc simplifie la gestion des fournisseurs, des factures, et des processus internes, tout en offrant une vision consolidée des documents techniques, commerciaux et administratifs.

De plus, elle offre une recherche facilitée, une traçabilité des actions sur les documents, un accès mobile sécurisé, et une gestion collaborative des documents, s’adaptant aux besoins de chaque entreprise.

La distribution et le commerce : Le secteur de la Distribution, avec ses flux constants, requiert une gestion efficace de nombreux documents. Zeendoc propose des solutions pour améliorer la productivité et simplifier les processus dans ce domaine.

– Gestion des points de vente

– Dématérialisation des achats

– Simplification de la gestion des ressources humaines

Zeendoc permet de stocker et gérer tous types de documents papier ou numériques, offrant un accès rapide et sécurisé à ces fichiers. La solution facilite l’archivage, la recherche rapide de documents et le partage instantané entre collaborateurs, avec une gestion des droits d’accès.

Dans le secteur de la distribution, Zeendoc simplifie la gestion des factures, optimise les processus comptables et offre une visibilité instantanée sur les relations fournisseurs.

De plus, la solution facilite la gestion des ressources humaines en centralisant et sécurisant les documents des collaborateurs, en automatisant les processus de validation et en simplifiant les échanges de documents internes et externes.

Pour conclure, Zeendoc est un must have dans votre quotidien. Il révolutionnera votre métier pour ne vous concentrer que sur des missions à forte valeur ajoutée.

Grâce à lui, votre gestion documentaire sera simplifiée, automatisé et totalement adaptée à votre organisation. Alors n’attendez plus, et prenez une longueur d’avance sur votre métier .

Le mieux c’est d’étudier vos besoins et d’avoir un logiciel 100% personnalisé