Avec cette crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont du s’adapter dans un temps record afin de pouvoir mettre en place le télétravail pour leurs salariés.

Cela n’a pas été une mince affaire, mais force est de constater que les choses ont été possible puisque de nombreuses sociétés ont pu maintenir une continuité de leurs activités. En effet la technologie et les moyens mis à disposition parfois gratuitement via des applications tels que Zoom, Teams ou autre ont pu permettre la mise en place très rapide de webconférence.

Malgré tout, la mise en place du télétravail n’a pas été facile dans tout les domaines, en effet il s’est posé plusieurs problèmes notamment pour les structures ayant un hébergement de leur données sur des systèmes “on promise” et sans solutions d’accessibilité hors réseau de l’entreprise. Ce problème a pu être partiellement réglé avec la mise en place de VPN en grande partie, mais le VPN pose des problèmes de failles de sécurités notamment lorsque l’on utilise des moyens de connexions liés aux réseaux domestiques.

Il existe également d’autres problèmes, plus organisationnels liés aux processus des entreprises: circuit de validation des éléments, et procédures papiers. Certaines entreprises ont parfois même été dans l’incapacité de payer des factures fournisseurs ou même d’envoyer du courrier (les bureaux de postes étant pour la plupart fermé).

C’est à ce moment qu’entre l’intégration d’un outil de GED en SaaS (Cloud sécurisé) dans les entreprises. En effet les solutions de gestion documentaires présentent de nombreux avantages pour faciliter la gestion des moyens généraux de l’entreprise, elle permet aux collaborateurs d’effectuer une recherche sur un document en télétravail ou en déplacement à tout moment. Il suffit simplement d’un accès à Internet et d’un navigateur pour consulter l’intégralité des documents de votre entreprise.

  • Connexions sécurisées : Les données sont hébergées dans Cloud sécurisé  et les éléments stockés sont cryptés
  • Chaque collaborateur à un accès via un login et mot de passe
  • Chaque collaborateur a un accès personnalisé (bannette et/ou notification par mail, dossier personnel) et peut recevoir des notifications et ou alertes lorsqu’ils ont une tâche à effectuer et de commenter un document via des annotations / tampon etc
  • Dématérialisation des circuits de validations avec des alertes  sur les tâches a effectuer
  • Accessibilité à la base documentaire de l’entreprise (RH, compta, Factures fournisseurs)
  • Signature électronique des contrats (contrat de travail, bon de commande,…)
  • Dématérialisation de l’envoi des bulletins de paies
  • Dématérialisation des factures clients/fournisseurs
  • Dématérialisation des notes de frais
  • Gestion du courrier entrant pour les collectivités
  • Traçabilité des échanges liés aux documents
  • Intégration d’un bureau de poste directement dans son ordinateur: On peut envoyer un courrier papier sans avoir à l’imprimer ni se déplacer à la Poste
  • Synchronisation automatique avec les dossiers office : les utilisateurs continuent de travailler sur leurs fichiers office type Excel ou Word et ceux-ci sont modifiés directement dans la GED avec un versionning

Bénéfice et gains de temps

Pour un gain de temps L’indexation et le classement des documents doit se faire automatiquement, avec le moins de saisie manuelle possible pour éviter les erreurs, dès le dépôt dans le logiciel. Les collaborateurs doivent pouvoir retrouver les documents très rapidement et intuitivement, peu importe leur méthode de recherche. De plus, la dématérialisation des documents permet à plusieurs personnes de consulter une information simultanément, sans avoir à imprimer une copie ou attendre que le document lui parvienne. Une GED qui fait gagner du temps c’est aussi la rapidité de mise en place et la facilité avec laquelle les utilisateurs la prendront en main, ainsi qu’un accès continue et en temps réel aux documents d’entreprise.

Accessibilité et mobilité

Une GED permet à la fois la consultation de documents à distance, le dépôt et le partage de données. Il suffit de capturer les documents avec un smartphone pour les envoyer à son entreprise et à ses collaborateurs, via une l’application mobile de la GED. On peut simplifier par exemple l’envoi des notes de frais par les salariés à distance. Cela évite les retards de transmission la perte des tickets de caisses ,la saisie d’une note de frais sur un formulaire tiers et il est également possible d’intégrer les écritures comptables directement dans le logiciel comptable.

On peut donc rapidement se rendre compte que la gestion documentaire est un atout incontestable lorsque l’on souhaite faciliter le télétravail.

Digidoc propose aux professionnels son expertise en la matière avec un audit permettant d’évaluer  les besoins en matière de gestion documentaire, et ainsi proposer la ou les solutions les plus adaptés.