Dématérialisation factures clients
Automatisez la gestion des documents clients grâce à notre solution de dématérialisation !
Automatiser la diffusion de vos factures clients de manière simple et efficace !
Notre solution de gestion électronique de document se connecte à votre logiciel de facturation client pour récupérer les factures afin d’automatiser l’envoi à vos clients selon vos critères.
Nous proposons plusieurs modes d’envoi pour répondre à vos besoins :
Envoi par mail sécurisé : En travaillant avec vous, nous créons des modèles d’envoi personnalisés et sécurisés qui vous protègent contre la fraude à l’IBAN.
En utilisant ce mode d’envoi, vous bénéficiez également d’une traçabilité sur la consultation des factures par vos clients !
Envoi postal : Le flux de factures clients est envoyé à un centre éditique qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement pour vous faire gagner du temps et de l’efficacité.
Les documents sont également archivés dans votre GED.
Dépôt sur la plateforme Chorus ou PEPPOL : Plus besoin de vous connecter et de saisir manuellement les champs dans Chorus.
Améliorez et réduisez vos délais de paiements clients !
Grâce à l’automatisation du processus de recouvrement clients, notre GED peut anticiper les échéances de paiement en envoyant automatiquement des pré-relances quelques jours avant.
Vous pouvez également adapter votre stratégie de relance en fonction de la typologie de vos clients.
Notre solution de dématérialisation du dossier client vous permet d’accélérer la résolution des litiges et améliore l’expérience client.
Notre GED vous offre de nombreux bénéfices pour votre entreprise, tant sur le plan financier que sur celui de l’efficacité opérationnelle.
♦ Notre solution GED sera conforme à la loi de la facturation électronique comme opérateur de dématérialisation et PDP (plateforme dématérialisation partenaire).
Conforme à la loi de la facturation électronique
N’attendez plus vous mettre en conformité, dans quelques années vous serez dans l’obligation d’être en capacité de recevoir la facturation électronique.
Classer automatiquement vos documents clients !
Après avoir été déposés dans notre Gestion Électronique de Documents (GED), vos documents clients sont automatiquement reconnus et classés selon les critères que vous aurez préalablement définis, sans nécessiter l’intervention de l’utilisateur et sans renommage systématique.
Grâce à cette méthode de classement efficace, vous bénéficierez d’un gain de temps considérable lors de la recherche de vos documents clients.
La signature électronique de vos contrats clients !
Dans notre solution de dématérialisation du dossier clients, vous avez la possibilité d’envoyer vos documents en signature électronique conformes aux normes EIDAS et RGS2.
Cette fonctionnalité vous offre une solution rapide et sécurisée pour signer vos documents en ligne sans avoir besoin d’imprimer, de scanner ou de les envoyer par courrier postal.
Grâce au statut de suivi de signature, vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de la signature électronique de vos documents clients.
Vous êtes informé de leur avancement, qu’il s’agisse d’une validation, d’un refus ou d’une attente de validation.
Notre solution de dématérialisation du dossier client vous permet ainsi de gagner du temps et de garder un contrôle total sur l’avancement de vos documents.
De plus, la signature électronique est un moyen efficace pour renforcer la sécurité de vos transactions en ligne, tout en améliorant la traçabilité de vos documents.
En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez réduire les risques de fraude, et assurer la confidentialité de vos données.
N’hésitez plus, essayez dès maintenant la signature électronique depuis votre espace dans la GED !
La signature électronique des bons de livraison / bons d’intervention clients !
Notre solution de Gestion Électronique de documents clients (GED) propose une fonctionnalité de signature électronique sur smartphone/tablette pour vos bons de livraison.
Cette solution offre plusieurs avantages pour votre entreprise.
Tout d’abord, la signature électronique sur smartphone/tablette permet une réduction significative des coûts et des délais de traitement.
Les bons de livraison sont signés directement sur le terminal mobile du livreur, évitant ainsi les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal ou à la numérisation ultérieure des documents signés.
La signature sur smartphone/tablette permet également une validation plus rapide et plus efficace des livraisons, permettant ainsi une meilleure satisfaction des clients.
Une fois signé, le document peut être envoyé automatiquement au service concerné et au client.
Automatisez vos process/ Workflow de validation clients !
Notre solution de GED offre de nombreux avantages pour la gestion de vos documents , notamment en matière de circulation et de validation des fichiers.
Grâce à notre plateforme, vous pouvez facilement mettre en place des processus de validation et de circulation des documents, permettant ainsi aux personnes concernées de valider rapidement les fichiers qui leur sont soumis.
De plus, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de commentaires pour faciliter la collaboration et l’échange d’idées entre vos collaborateurs.
Nos outils d’alertes et de relances vous permettent également de réduire les délais de traitement et d’accélérer la facturation.
Vous pouvez paramétrer des alertes pour vous avertir lorsque des documents doivent être validés ou traités, ainsi que des relances pour vous assurer que les délais de traitement sont respectés.
De cette manière, vous pouvez gérer votre processus de facturation plus efficacement et améliorer votre trésorerie.
Passerelles et interactions vers vos logiciels pour une dématérialisation efficace
La dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de gestion documentaire.
Chez DigiDoc, nous sommes conscients de l’importance de la dématérialisation pour votre entreprise.
C’est pourquoi nous avons mis en place une solution de GED efficace qui offre de nombreux avantages pour votre entreprise.
Éliminez la double saisie grâce à la systématisation des automatismes
La double saisie des informations peut prendre du temps et entraîner des erreurs.
Grâce à notre solution de GED, nous pouvons mettre en place des automatismes et des remontées d’informations avec vos logiciels en place pour éliminer la double saisie.
Cela permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier !
Préserver et protéger vos données clients
Chez Digidoc, nous accordons une importance capitale à la protection de vos documents.
Nous proposons une solution complète de préservation et de confidentialité pour assurer une traçabilité optimale de vos données.
Chaque document déposé est enregistré avec une horodatage précise et archivé de manière à avoir une valeur probante.
De plus, nous offrons la fonctionnalité de versioning des documents, vous permettant ainsi une gestion optimisée de vos fichiers.
Accès à distance pour vos salariés et prestataires pour une gestion optimale de vos documents clients
Grâce à notre solution de GED, vous pouvez accéder à la base documentaire depuis partout et en toute sécurité.
Notre solution est proposée en formule SaaS, ce qui permet d’y accéder à partir de n’importe quel navigateur internet ou application.
Vous pouvez également créer des accès partagés pour vos clients.
Il est également possible d’envoyer des documents par mail via lien sécurisé.
Gestion des formulaires pour une gestion optimisée de vos flux documentaires
La gestion des formulaires est une fonctionnalité clé de notre solution de GED.
Vous pouvez gérer vos flux documentaires (bon de commande, bons d’interventions, etc.) directement depuis votre espace de gestion documentaire.
Nous pouvons créer des formulaires Web selon vos besoins ou alors vous pouvez gérer vos formulaires Word, Excel avec notre connecteur Office 365.
Gardez le contrôle sur vos documents grâce à la gestion des droits d’accès
Chez DigiDoc, nous mettons à votre disposition une fonctionnalité de gestion des droits d’accès pour vous permettre de garder le contrôle sur vos documents.
Vous pouvez ainsi définir les droits d’accès ou d’actions de vos collaborateurs.
Vous pouvez également mettre en place un processus de circulation (Workflow) qui facilite la validation par les personnes concernées.
Vous pouvez aussi commenter vos documents et mettre en place des alertes ou des relances pour réduire les délais de traitement et accélérer la facturation.
En choisissant DigiDoc, vous optez pour une solution de GED complète et efficace qui répond à tous vos besoins en matière de gestion des droits.
Démarrez votre projet
Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur notre accompagnement et sur la façon dont nous pouvons vous aider à optimiser votre organisation documentaire.
Pourquoi dématérialiser les factures clients ?
La dématérialisation des factures clients consiste à convertir les factures papier en versions électroniques, offrant ainsi une alternative plus efficace et plus respectueuse de l’environnement.
Cette pratique présente de nombreux avantages pour les entreprises, tels que :
Efficacité opérationnelle :
La dématérialisation des factures permet d’automatiser les processus de création, d’envoi et de gestion des factures.
Les entreprises peuvent ainsi réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires pour traiter manuellement les factures papier.
Grâce à la facturation électronique, les informations peuvent être saisies, vérifiées et envoyées de manière plus rapide et plus précise. Les erreurs de saisie manuelle sont réduites, ce qui permet d’améliorer l’efficacité et la productivité globale de l’entreprise.
De plus, les entreprises peuvent suivre facilement l’état des factures, les paiements et les rappels, ce qui facilite la gestion des flux de trésorerie.
Réduction des coûts :
La dématérialisation des factures clients permet de réduire les coûts associés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des factures papier.
Les frais liés à l’achat de papier, d’enveloppes, d’affranchissement et de matériel d’impression sont éliminés.
De plus, les entreprises peuvent économiser sur les frais de main-d’œuvre nécessaires pour gérer manuellement les factures, telles que la saisie des données, le tri, l’archivage et la recherche des factures.
Facturer électroniquement vos clients permet également d’accélérer les cycles de paiement, réduisant ainsi les délais de paiement et les coûts associés à la gestion des retards de paiement.
La facturation électronique améliore la relation client. Elle offre une expérience plus rapide et plus pratique pour les clients. Ils peuvent recevoir leurs factures directement par e-mail et les consulter en ligne à tout moment.
Cela réduit les retards de livraison, les risques de perte de factures et améliore la satisfaction globale du client.
De plus, les factures électroniques peuvent être personnalisées et inclure des liens vers des informations supplémentaires, des offres spéciales ou des moyens de paiement en ligne, ce qui facilite le processus de paiement pour les clients.
En facilitant l’accès aux informations et en offrant une expérience plus fluide, les entreprises peuvent renforcer leur relation avec leurs clients et améliorer leur image de marque.
Respect de l’environnement :
La dématérialisation des factures clients contribue à la préservation de l’environnement en réduisant la consommation de papier et les émissions de carbone associées à l’impression et à la livraison des factures papier.
Selon des études, la facturation électronique peut réduire jusqu’à 75% de l’empreinte carbone liée aux processus de facturation clients.
En optant pour la dématérialisation du dossier clients, les entreprises participent à la transition vers une économie plus durable et respectueuse de l’environnement.
En conclusion, la dématérialisation des factures clients présente des avantages significatifs pour les entreprises, tels que l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l’amélioration de la relation client et la préservation de l’environnement.
En adoptant cette pratique, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, optimiser leurs processus de gestion des factures et offrir une expérience client plus satisfaisante.
Les avantages de la dématérialisation des factures clients ?
La dématérialisation des factures clients présente une multitude d’avantages, notamment :
Traçabilité et archivage simplifiés :
Avec la dématérialisation des factures clients, il devient plus facile de suivre l’historique des transactions et de retrouver rapidement des factures précédentes.
Les entreprises peuvent également mettre en place des systèmes de gestion électronique des documents (GED) pour organiser et archiver les factures de manière sécurisée et accessible.
Sécurité renforcée :
Les factures électroniques peuvent être protégées par des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données et les signatures numériques. Cela réduit les risques de falsification, de perte ou de vol de factures papier, offrant ainsi une meilleure protection des informations confidentielles.
Respect de l’environnement :
La dématérialisation des factures clients permet de réduire la consommation de papier, d’encre et d’autres ressources nécessaires à la production de factures papier.
Cela contribue à la préservation de l’environnement en réduisant les déchets et les émissions de carbone associés à la production et à l’élimination des documents papier.
Pourquoi dématérialiser les documents du dossier clients ?
En dématérialisant ces documents clients, les entreprises peuvent bénéficier des avantages suivants :
Accès facile et rapide aux informations :
Les documents du dossier client peuvent être stockés dans un système GED centralisé, permettant un accès facile et rapide aux informations nécessaires. Cela facilite la gestion des relations client et les processus de prise de décision.
Réduction des erreurs et des pertes de documents :
La dématérialisation des documents du dossier clients permet de minimiser les erreurs de transcription manuelle et les risques de perte de documents physiques.
Les informations sont sauvegardées de manière sécurisée et peuvent être sauvegardées régulièrement pour éviter toute perte de données.
Collaboration améliorée :
Les documents dématérialisés peuvent être partagés et consultés simultanément par plusieurs personnes autorisées, ce qui facilite la collaboration entre les équipes et les partenaires impliqués dans la gestion des dossiers clients.
Comment dématérialiser les factures clients et autres documents du dossier clients ?
La dématérialisation des factures clients et d’autres documents liés aux clients peut être réalisée de plusieurs manières :
Utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) :
Les entreprises peuvent mettre en place un système GED pour gérer l’ensemble du processus de dématérialisation des factures et des autres documents clients. Ce logiciel permet de créer, envoyer, stocker et gérer facilement les documents électroniques, y compris les factures.
Intégration avec les systèmes existants :
Il est possible d’intégrer la dématérialisation des factures avec les systèmes ERP ou CRM déjà en place dans l’entreprise. Cela facilite la synchronisation des données et optimise les flux de travail pour une gestion plus fluide des factures électroniques.
Utilisation de formats de fichiers standardisés :
Les factures électroniques peuvent être générées dans des formats de fichiers tels que PDF, XML ou EDI (Échange de Données Informatisé) pour assurer une compatibilité et une interopérabilité optimales avec les systèmes des clients.
Pourquoi faire appel à un expert en intégration de logiciel GED ?
La dématérialisation des factures clients et des documents du dossier client peut sembler complexe pour de nombreuses entreprises.
C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un expert en intégration de logiciels GED.
Ces experts sont des professionnels spécialisés dans la conception, l’implémentation et la maintenance des systèmes GED.
Un expert en intégration de logiciels GED peut évaluer les besoins spécifiques d’une entreprise et recommander la solution GED la plus adaptée. Ils peuvent également gérer l’installation, la configuration et l’intégration du logiciel GED avec les systèmes existants.
De plus, ils peuvent former le personnel de l’entreprise à l’utilisation du système GED et fournir un support technique continu.
Faire appel à un expert en intégration de logiciels GED permet aux entreprises de bénéficier d’une expertise spécialisée, de gagner du temps et de s’assurer que la dématérialisation des factures clients et des documents du dossier clients se déroule de manière efficace et sans problème.
Les experts en intégration peuvent également fournir des conseils sur les meilleures pratiques de dématérialisation, de sécurité des données et de gestion documentaire.
Certification GED et utilisation d'une GED bas carbone
En ce qui concerne nos certifications GED, nous sommes fiers d’être certifiés par des organismes reconnus dans le domaine de la gestion électronique des documents.
Ces certifications témoignent de notre engagement à fournir des solutions de qualité et conformes aux normes de sécurité et de fiabilité.
En outre, nous sommes sensibles aux enjeux environnementaux et nous encourageons l’utilisation d’une GED bas carbone.
Cela signifie que nous prenons en compte les aspects écologiques dans le choix des technologies et des pratiques utilisées dans nos solutions de dématérialisation.
En minimisant l’empreinte carbone de nos processus et en promouvant l’utilisation responsable des ressources, nous contribuons à la protection de l’environnement tout en offrant des avantages économiques et opérationnels à nos clients.
En conclusion, la dématérialisation des factures clients et des documents du dossier client présente de nombreux avantages, tels que l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l’amélioration de la relation client et la préservation de l’environnement.
Faire appel à un expert en intégration de logiciels GED garantit une mise en œuvre réussie et une gestion optimale de ces processus.
De plus, nos certifications GED et notre engagement envers une GED bas carbone témoignent de notre volonté d’offrir des solutions de qualité, respectueuses de l’environnement et adaptées aux besoins spécifiques de nos clients.