Dématérialisation factures fournisseurs
Optimisez votre gestion des factures fournisseurs grâce à notre solution de dématérialisation.
Notre logiciel de dématérialisation vous permet d’automatiser la gestion de vos factures, depuis la réception jusqu’à l’archivage.
Grâce à la dématérialisation du dossier fournisseur automatiser le classement, la saisie comptable, la validation et l’archivage
Notre logiciel de dématérialisation vous permet d’automatiser la gestion de vos factures fournisseurs depuis la réception jusqu’à l’archivage.
Grâce à notre technologie OCR et LAD RAD, vous pouvez automatiser le classement, la saisie comptable, la validation et l’archivage des fichiers, tout en gérant les workflows en fonction de vos processus internes, pour une meilleure productivité.
Automatisez les rapprochements de vos documents fournisseurs pour gagner en productivité et en efficacité !
Notre outil vous permet d’automatiser les rapprochements entre vos différents documents fournisseurs (commandes, bons de livraison, factures, etc.).
Grâce à cette fonctionnalité, vous n’avez plus besoin de perdre du temps à effectuer manuellement ces rapprochements, ce qui vous permet de gagner en productivité et en efficacité.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres tâches importantes de votre entreprise, tout en ayant l’assurance que vos documents sont liés automatiquement.
Cela facilite également la gestion de votre comptabilité et améliore la qualité de vos processus de facturation.
Ne perdez plus de temps à rechercher l’information concernant vos fournisseurs !
Accèder en un clic à vos informations en effectuant une recherche simple par critère (type de document, date, montant, etc.) et/ou par mot-clé.
Notre logiciel dématérialisation s’interface avec vos logiciels existants (ERP, CRM, logiciel comptable, etc).
Il peut également automatiser la saisie des factures fournisseurs dans votre logiciel comptable vous permettant ainsi de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée.
Conforme à la loi de la facturation électronique
N’attendez plus vous mettre en conformité !
Etant OD et PDP, notre logiciel est conforme à la loi de la facturation électronique et sera votre allié pour passer cette étape en toute tranquillité.
Soyez conforme au PAF !
(piste d’audit fiable)
Nous vous offrons aussi la possibilité de dématérialiser d’autres types de documents tels que les commandes et autres pièces, afin de répondre à vos besoins spécifiques.
Combiner sauvegarde et sécurité afin d’assurer une traçabilité optimale de vos dossiers fournisseurs
La sécurité de vos documents fournisseurs est primordiale.
Chez Digidoc, nous vous offrons une solution de sauvegarde et de sécurité pour garantir une traçabilité optimale.
Lors du dépôt, chaque document est horodaté et archivé à valeur probatoire.
Un versionning des documents est également disponible pour une gestion optimale de vos documents fournisseurs.
Maintenez le contrôle absolu sur vos documents fournisseurs en utilisant notre fonctionnalité de gestion des droits d’accès
Chez DigiDoc, nous mettons à votre disposition une fonctionnalité de gestion des droits d’accès spécialement conçue pour vous permettre de garder un contrôle total sur vos documents fournisseurs.
Grâce à cette fonctionnalité, vous avez la possibilité de définir précisément les droits d’accès et les actions autorisées pour vos collaborateurs concernant vos documents fournisseurs.
En outre, nous vous offrons la possibilité de mettre en place un processus de circulation, appelé Workflow, qui facilite la validation des documents par les personnes concernées.
Vous pouvez également profiter de la fonction de commentaires intégrée pour échanger des informations et mettre en place des alertes ou des relances afin de réduire les délais de traitement et d’accélérer le processus de facturation des fournisseurs.
En choisissant DigiDoc, vous optez pour une solution de gestion électronique de documents (GED) complète et efficace, spécialement conçue pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion des droits et de contrôle des documents fournisseurs.
Digitalisez vos commandes d’achats grâce à la numérisation de vos documents fournisseurs
Notre solution vous permet de faire vos demandes d’achats directement depuis notre logiciel, d’automatiser la validation des commandes et de les envoyer en un clic à vous fournisseurs.
Si vous n’avez pas d‘ERP, notre solution peut même générer des bons de commande personnalisés pour vous aider à mieux gérer votre activité.
Démarrez votre projet
Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur notre accompagnement et sur la façon dont nous pouvons vous aider à optimiser votre organisation documentaire.
Pourquoi faut-il dématérialiser votre dossier fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages et s’impose comme une solution moderne et efficace pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise.
En abandonnant les processus papier traditionnels, vous pouvez effectuer une transition vers un système numérique plus fluide, rapide et sécurisé.
L’un des principaux avantages de la dématérialisation est la simplification de la collaboration avec vos fournisseurs.
Au lieu d’envoyer et de recevoir des factures par courrier postal, vous pouvez échanger les documents électroniquement, ce qui réduit les délais de traitement et les risques d’erreurs.
La dématérialisation du dossier fournisseur permet également de mettre en place des workflows automatisés, ce qui facilite le suivi des factures, les relances et les paiements.
En optant pour la dématérialisation, vous pouvez également réduire considérablement les coûts associés au traitement manuel des factures.
La suppression des frais d’impression, d’affranchissement et de stockage physique des documents contribue à des économies significatives à long terme.
De plus, la dématérialisation des factures permet de minimiser les risques de perte, de détérioration ou de vol de factures, ce qui peut entraîner des pertes financières importantes.
La productivité globale de votre entreprise peut également être améliorée grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs.
En éliminant les tâches manuelles et répétitives liées au traitement papier, vos équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
La recherche et l’archivage électroniques facilitent l’accès aux informations, ce qui permet de répondre plus rapidement aux demandes des fournisseurs, des auditeurs ou des organismes fiscaux.
Un autre avantage majeur de la dématérialisation de votre dossier fournisseur est la sécurité accrue des données.
Les solutions de gestion électronique des documents (GED) offrent des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que le chiffrement des données, les contrôles d’accès et les journaux d’audit, garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations sensibles.
Les risques liés au transport physique des factures, comme les pertes ou les interceptions, sont éliminés.
En résumé, la dématérialisation des factures fournisseurs est une solution incontournable pour moderniser votre gestion administrative.
Elle facilite la collaboration, réduit les coûts, améliore la productivité et renforce la sécurité de vos données.
En embrassant cette transition numérique, votre entreprise sera mieux préparée pour l’avenir et pourra bénéficier des nombreux avantages offerts par la dématérialisation des factures fournisseurs.
Profitez de nombreux avantages concrets qui peuvent transformer la gestion de vos factures fournisseurs !
- Voici quelques exemples :
Réduction de la consommation de papier :
La digitalisation vous permet de réduire considérablement l’utilisation du papier. Au lieu d’imprimer chaque facture reçue, vous pouvez les recevoir directement par voie électronique.
Par exemple, si votre entreprise traite quotidiennement des centaines de factures, la dématérialisation peut représenter une économie significative en termes de consommation de papier.
Cette mesure écologique contribue également à la préservation de l’environnement en réduisant la déforestation et la production de déchets.
Efficacité accrue :
La dématérialisation des factures fournisseurs permet des échanges électroniques rapides et automatisés.
Par exemple, une fois que vous avez reçu une facture électronique, vous pouvez la traiter automatiquement en la faisant passer par différentes étapes, telles que la vérification, l’approbation et le paiement.
Cela réduit les délais de traitement et vous permet de gagner du temps précieux.
De plus, l’automatisation des processus vous permet de libérer vos employés des tâches manuelles et répétitives, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la traçabilité et réduction des erreurs :
Avec la dématérialisation, chaque facture est enregistrée et stockée de manière électronique, ce qui permet d’améliorer la traçabilité de vos opérations financières.
Par exemple, en cas de litige ou de vérification, vous pouvez facilement retrouver et vérifier les informations pertinentes liées à une facture spécifique.
De plus, la dématérialisation réduit les risques d’erreurs humaines, tels que les erreurs de saisie ou les pertes de documents.
Les flux de travail automatisés et les contrôles intégrés contribuent à minimiser ces risques, ce qui améliore la fiabilité de votre processus de gestion des factures fournisseurs.
Facilité de recherche et d’archivage :
La dématérialisation des documents liés à vos fournisseurs facilite la recherche et l’archivage des factures.
Au lieu de devoir parcourir des classeurs physiques ou des piles de documents, vous pouvez effectuer une recherche électronique en utilisant des critères spécifiques, tels que le nom du fournisseur, la date ou le montant.
Cela vous permet de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
De plus, la dématérialisation simplifie l’archivage à long terme.
Vous pouvez stocker les factures de manière électronique, en respectant les obligations légales et en facilitant les contrôles fiscaux et les audits.
En résumé, la dématérialisation des factures fournisseurs offre des avantages concrets, tels que la réduction de la consommation de papier, l’efficacité accrue, l’amélioration de la traçabilité, la réduction des erreurs et la facilité de recherche et d’archivage.
En adoptant cette approche numérique, vous pouvez simplifier et optimiser votre processus de gestion des factures fournisseurs, ce qui se traduit par des économies de coûts, une productivité améliorée et une meilleure conformité aux réglementations.
Comment pouvez- vous mettre en place ce processus de manière efficace pour la gestion de vos documents fournisseurs?
Évaluez vos besoins :
Avant de vous lancer dans la dématérialisation des factures fournisseurs, évaluez vos besoins spécifiques. Identifiez les avantages que vous souhaitez obtenir, tels que la réduction des coûts, l’efficacité accrue et la conformité aux réglementations.
Déterminez également le volume de factures que vous traitez régulièrement, ainsi que les défis spécifiques auxquels vous êtes confronté.
Choisissez une solution de gestion électronique des documents (GED) :
Recherchez et choisissez une solution GED adaptée à vos besoins.
Cette solution vous permettra de numériser, classer, indexer et stocker de manière électronique vos factures fournisseurs. Assurez-vous que la solution GED que vous sélectionnez prend en charge les formats de fichiers courants, offre une sécurité robuste pour protéger vos données et dispose de fonctionnalités avancées, telles que la recherche en texte intégral et l’archivage à long terme.
Numérisez vos factures fournisseurs :
Si vous avez des factures papier existantes, vous devrez les numériser pour les intégrer dans votre solution GED.
Utilisez un scanner de haute qualité pour obtenir des copies numériques claires et nettes.
Assurez-vous de vérifier la lisibilité des documents numérisés et de les indexer correctement pour faciliter leur recherche ultérieure.
Établissez un processus d’échange électronique avec vos fournisseurs :
Pour recevoir les factures de manière électronique, vous devrez mettre en place un processus d’échange électronique avec vos fournisseurs.
Informez-les de votre intention de passer à la dématérialisation et proposez-leur différentes options d’envoi électronique, telles que l’envoi par e-mail ou via une plateforme d’échange sécurisée.
Mettez en place des accords et des procédures claires pour garantir que les factures vous parviennent dans un format électronique compatible avec votre solution GED.
Respectez les normes et les réglementations en vigueur :
Assurez-vous de respecter les normes et les réglementations en vigueur pour la dématérialisation des factures.
Par exemple, utilisez des formats de fichiers conformes aux normes établies, tels que le format XML.
Veillez à ce que vos factures dématérialisées soient signées électroniquement pour garantir leur authenticité et leur intégrité.
Formez votre personnel :
Assurez-vous que votre personnel est formé à l’utilisation de la solution GED et aux nouveaux processus liés à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Expliquez-leur les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs, les nouvelles procédures et les étapes à suivre pour assurer une transition en douceur.
Suivez et évaluez les résultats :
Une fois que vous avez mis en place la dématérialisation des factures fournisseurs, suivez et évaluez les résultats. Mesurez les gains d’efficacité, les économies de coûts et l’amélioration de la productivité que vous avez obtenus grâce à ce processus.
Effectuez des ajustements si nécessaire pour optimiser davantage vos opérations.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de passer à la dématérialisation des factures fournisseurs de manière efficace et d’exploiter tous les avantages offerts par cette approche numérique.
Pourquoi il recommandé de choisir un expert en dématérialisation ?
La dématérialisation des factures fournisseurs est un processus complexe qui nécessite une expertise spécifique.
Un expert en solutions GED possède les connaissances approfondies et les compétences nécessaires pour gérer efficacement cette transition.
Ils comprennent les enjeux, les normes, les réglementations et les meilleures pratiques associées à la dématérialisation des factures fournisseurs, ce qui leur permet de vous guider de manière experte tout au long du processus.
Solutions adaptées à vos besoins :
Un expert en solutions GED évaluera vos besoins spécifiques et vous aidera à choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.
Ils prendront en compte des facteurs tels que la taille de votre entreprise, le volume de factures traitées, vos systèmes existants et vos objectifs spécifiques.
Grâce à leur expertise, ils seront en mesure de recommander la solution GED la plus appropriée pour répondre à vos besoins spécifiques.
L’intégration de la solution GED avec vos systèmes existants peut être complexe.
Un expert en solutions GED vous aidera à assurer une intégration fluide et transparente avec vos systèmes de gestion de documents, vos systèmes comptables et autres.
Ils travaillent en étroite collaboration avec votre équipe informatique pour garantir une interopérabilité sans heurts et une transition réussie vers la dématérialisation des factures fournisseurs.
Formation et support technique :
un expert en solutions GED fournira une formation complète à votre personnel pour s’assurer qu’ils comprennent parfaitement le fonctionnement de la solution GED et les nouveaux processus associés à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Ils seront également disponibles pour fournir un support technique continu et résoudre tout problème ou question qui pourrait survenir pendant le processus.
Maximisation des avantages :
En choisissant un expert en solutions GED, vous maximisez les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs.
Leur expérience et leur expertise vous permettront d’optimiser vos processus, de réduire les erreurs, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réaliser des économies significatives.
Ils vous aideront à exploiter pleinement les fonctionnalités de la solution GED et à tirer le meilleur parti de la dématérialisation des factures fournisseurs.
En conclusion, faire appel à un expert en solutions GED pour la dématérialisation des factures fournisseurs vous offre un accompagnement spécialisé, une intégration transparente, une formation approfondie et un support technique continu.
Cela vous permettra de bénéficier des avantages de la dématérialisation de manière optimale et de garantir une transition réussie vers un processus plus efficace et plus rentable.
Pourquoi il est recommandé de choisir un expert en dématérialisation ?
La dématérialisation des factures fournisseurs est un processus complexe qui nécessite une expertise spécifique.
Un expert en solutions GED possède les connaissances approfondies et les compétences nécessaires pour gérer efficacement cette transition.
Ils comprennent les enjeux, les normes, les réglementations et les meilleures pratiques associées à la dématérialisation des factures fournisseurs, ce qui leur permet de vous guider de manière experte tout au long du processus.
Solutions adaptées à vos besoins :
Un expert en solutions GED évaluera vos besoins spécifiques et vous aidera à choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.
Ils prendront en compte des facteurs tels que la taille de votre entreprise, le volume de factures traitées, vos systèmes existants et vos objectifs spécifiques.
Grâce à leur expertise, ils seront en mesure de recommander la solution GED la plus appropriée pour répondre à vos besoins spécifiques.
L’intégration de la solution GED avec vos systèmes existants peut être complexe.
Un expert en solutions GED vous aidera à assurer une intégration fluide et transparente avec vos systèmes de gestion de documents, vos systèmes comptables et autres.
Ils travaillent en étroite collaboration avec votre équipe informatique pour garantir une interopérabilité sans heurts et une transition réussie vers la dématérialisation des factures fournisseurs.
Formation et support technique :
un expert en solutions GED fournira une formation complète à votre personnel pour s’assurer qu’ils comprennent parfaitement le fonctionnement de la solution GED et les nouveaux processus associés à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Ils seront également disponibles pour fournir un support technique continu et résoudre tout problème ou question qui pourrait survenir pendant le processus.
Maximisation des avantages :
En choisissant un expert en solutions GED, vous maximisez les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs.
Leur expérience et leur expertise vous permettront d’optimiser vos processus, de réduire les erreurs, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réaliser des économies significatives.
Ils vous aideront à exploiter pleinement les fonctionnalités de la solution GED et à tirer le meilleur parti de la dématérialisation des factures fournisseurs.
En conclusion, faire appel à un expert en solutions GED pour la dématérialisation des factures fournisseurs vous offre un accompagnement spécialisé, une intégration transparente, une formation approfondie et un support technique continu.
Cela vous permettra de bénéficier des avantages de la dématérialisation de manière optimale et de garantir une transition réussie vers un processus plus efficace et plus rentable.
Réforme
La futur réforme concernant la facturation électronique modernise les pratiques administratives et encourage l’efficacité des entreprises.
Cette législation impose des obligations claires et précises.
En adoptant la dématérialisation des factures fournisseurs, les entreprises bénéficient de plusieurs avantages. Elles se conforment aux obligations légales, évitant ainsi les sanctions et les amendes potentielles.
De plus, elles optimisent leurs processus administratifs, réduisent les coûts liés à la gestion papier des factures et renforcent la sécurité des données.
Il est également important de souligner que la loi encourage la coopération entre les entreprises et les administrations publiques dans la transition vers la facturation électronique.
Ainsi, les entreprises facilitent leurs relations commerciales avec les organismes publics et peuvent bénéficier d’un traitement plus rapide et efficace de leurs factures.
En conclusion, cette réforme sera un levier essentiel pour encourager la dématérialisation des factures fournisseurs en France.
En se conformant à cette réglementation, les entreprises améliorent leur efficacité, réduisent les coûts et renforcent leur conformité aux normes légales.
Il est donc crucial pour les entreprises de se familiariser avec les dispositions et de mettre en place les mesures nécessaires pour se conformer à cette réglementation.