Bientôt obligatoire en FRANCE
Facturation électronique
Prochainement, les entreprises seront tenues d’adopter la facturation électronique afin de se conformer aux réglementations en vigueur.
Préparez-vous dès aujourd’hui pour la facturation électronique obligatoire et transformez votre manière de gérer les factures.
Chez DigiDoc, nos équipes sont prêtes à vous fournir un soutien personnalisé pour assurer une mise en œuvre simple et efficace de la facturation électronique au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que la facturation électronique ? Et comment fonctionne-t-elle?
La facturation électronique est une méthode révolutionnaire de gestion des factures qui va transformer la façon dont les entreprises effectuent leurs transactions commerciales.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Il s’agit d’un système électronique qui permet de générer, d’envoyer, de recevoir et de stocker des factures de manière entièrement numérique. Contrairement aux factures papier traditionnelles, la facturation électronique offre de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour l’environnement.
Grâce à ce système, les factures peuvent être créées de manière rapide et efficace, évitant ainsi les erreurs potentielles liées à la saisie manuelle des données. De plus, la facturation électronique permet d’automatiser les processus, ce qui réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires à la gestion des factures.
La facturation électronique offre également une traçabilité accrue. Chaque étape du processus est enregistrée électroniquement, ce qui facilite la vérification et la consultation ultérieure des factures. De plus, la numérisation des factures permet de les stocker de manière sécurisée et d’accéder facilement à l’historique des transactions.
La différence entre la facturation électronique et la facturation traditionnelle
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue au format électronique.
• Une facture en PDF simple envoyée par email n’est pas forcément une facture électronique.
• Une facture électronique n’est pas une facture scannée.
La loi prévoit plusieurs obligations pour qu’une facture électronique soit valable :
→ Authenticité de son origine : la facture électronique doit garantir l’identité de son émetteur.
→ Intégrité de son contenu : elle ne doit pas pouvoir être modifiée.
→ Lisibilité : La facture doit être facilement visible.
Dates clés de la facturation électronique obligatoire : Préparez-vous dès maintenant !
La facturation électronique obligatoire devient une réalité pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Cette mesure vise à favoriser la digitalisation des processus et à simplifier les échanges commerciaux en adoptant un mode de facturation entièrement numérique.
Il y a peu de temps, les dates relatives à l’obligation de passer à la facturation électronique ont été repoussées à une date ultérieure.
Facture X : Nouveau standard prochainement obligatoire !
La Facture X combine ces deux éléments : le fichier PDF/A3 pour une visualisation et un traitement manuel, et le fichier XML pour une automatisation du traitement de la facture. Ainsi, elle offre à la fois une expérience proche de la facture papier tout en facilitant le traitement automatique des données, évitant ainsi les erreurs et les pertes de temps liées à une saisie manuelle.
Pour se conformer à la Facture X, les entreprises devront mettre en place des systèmes et des processus appropriés pour générer des factures électroniques et les transmettre à leurs clients et partenaires commerciaux.
La mise en place de la Facture X n’est pas seulement une exigence légale, mais également une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs pratiques et de tirer parti des avantages offerts par la facturation électronique. En simplifiant les opérations commerciales et en contribuant à la protection de l’environnement, la Facture X ouvre la voie à une gestion financière plus efficace et durable.
Les diffèrents acteurs de la loi facturation électronique
• PPF = Portail public de facturation (plateforme nationale). Les PPF sont des acteurs qui proposent des plateformes en ligne sécurisées pour l’échange et le traitement des factures électroniques. Ces plateformes facilitent la transmission des factures entre les émetteurs et les destinataires, en assurant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Les PPF offrent également des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des flux de facturation, le suivi des paiements et les archivages conformes aux exigences légales.
• PDP = Plateforme de dématérialisation partenaire. Les PDP accompagnent les entreprises dans la transition vers la facturation électronique, en offrant des conseils, une assistance technique et une expertise pour assurer la conformité et la fiabilité des factures émises.
• OD = Opérateur de dématérialisation. Les OD sont des entités qui interviennent en tant qu’intermédiaires pour garantir la validité juridique et l’authenticité des factures électroniques. Les OD certifient les processus de dématérialisation et les échanges de factures, en utilisant des mécanismes de signature électronique avancée et d’horodatage.
Leur rôle est d’apporter une sécurité et une confiance supplémentaires dans le processus de facturation électronique en s’assurant de l’intégrité et de la non-répudiation des factures.
Le contexte légal et la mise en place du contrôle transactionnel continu
Beaucoup d’entreprises ont adopté la facture électronique depuis 2015 (Loi Macron).
Lois successives poussant les entreprises à la dématérialisation ↓
- France – Art 289 du code des Impôts – confirme la pratique européenne et précise ce que l’entreprise doit assurer: «Authenticité, intégrité, lisibilité »
- Loi ALUR, loi Macron… du 6 août 2015 sur la facturation électronique entre entreprises
- Projet de loi de finance 2020 : toutes les entreprises devront passer à la facture électronique du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 (reporté)
Livre Blanc – facturation électronique obligatoire
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Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire ?
La mise en place de la facturation électronique obligatoire en 2024 représente un changement majeur pour de nombreuses entreprises.
Pour se préparer efficacement à cette transition, il est important de suivre certaines étapes clés et d’adopter les bonnes pratiques.
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à vous préparer à la facturation électronique obligatoire :
Comprendre les exigences légales :
Familiarisez-vous avec les réglementations et les exigences légales spécifiques à votre pays ou votre région en ce qui concerne la facturation électronique.
Consultez les lois en vigueur et les organismes gouvernementaux compétents pour vous assurer de respecter toutes les obligations légales.
Évaluer votre infrastructure technologique :
Évaluez votre infrastructure technologique existante pour déterminer si elle est prête à prendre en charge la facturation électronique.
Vérifiez si vous disposez d’un système de gestion des ventes ou des comptes clients capable de générer des factures électroniques et si votre réseau informatique est suffisamment sécurisé.
Choisir le bon logiciel de facturation électronique :
Recherchez et choisissez un logiciel de facturation électronique adapté à vos besoins.
Optez pour une solution qui offre les fonctionnalités nécessaires, telles que la génération automatisée de factures, la sécurisation des données, la conformité aux normes fiscales et la facilité d’utilisation.
Intégrer les systèmes existants :
Assurez-vous que votre logiciel de facturation électronique peut s’intégrer harmonieusement avec vos systèmes existants, tels que votre système de gestion des ventes, votre comptabilité et votre système de gestion des stocks.
Une intégration fluide permettra un flux de travail efficace et une gestion simplifiée des données.
Former votre personnel :
Offrez une formation adéquate à votre personnel sur l’utilisation du nouveau système de facturation électronique.
Assurez-vous qu’ils comprennent les procédures à suivre, les fonctionnalités du logiciel et les bonnes pratiques en matière de sécurité des données. Une formation solide garantira une transition en douceur et minimise les erreurs.
Effectuer des tests et des ajustements :
Avant la mise en place officielle de la facturation électronique obligatoire, effectuez des tests approfondis pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Identifiez les éventuels problèmes ou obstacles et apportez les ajustements nécessaires pour garantir une transition sans heurts.
Communiquer avec vos partenaires commerciaux :
Informez vos partenaires commerciaux de votre transition vers la facturation électronique obligatoire.
Échangez des informations sur les formats de facturation acceptés, les processus de livraison et de réception des factures électroniques, et assurez-vous que vos systèmes sont compatibles.
Mettre en place des procédures de sauvegarde des données :
Assurez-vous de mettre en place des procédures de sauvegarde régulières pour vos données de facturation électronique. Prévoyez des mesures de sécurité appropriées pour éviter la perte de données et assurez-vous de respecter les règles de conservation des documents.
Suivre les évolutions légales :
Restez informé des évolutions légales et des mises à jour concernant la facturation électronique obligatoire.
Assurez-vous de rester en conformité avec les nouvelles réglementations et de mettre à jour vos systèmes en conséquence.
Collaborer avec des experts : Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez besoin d’aide pour vous préparer à la facturation électronique obligatoire, n’hésitez pas à faire appel à des experts ou à des consultants spécialisés dans ce domaine.
Ils pourront vous guider tout au long du processus et vous fournir des conseils adaptés à votre situation.
En suivant ces conseils pratiques, vous serez mieux préparé à la mise en place de la facturation électronique obligatoire en 2024.
Assurez-vous de commencer dès maintenant afin d’avoir suffisamment de temps pour mettre en œuvre les changements nécessaires et garantir une transition en douceur vers ce nouveau système de facturation.
La facturation électronique offre de nombreux avantages significatifs pour les entreprises qui choisissent de passer de la facturation papier traditionnelle à un système électronique.
Réduction des coûts :
La facturation électronique offre des opportunités d’économies substantielles pour les entreprises.
Par exemple, en éliminant les coûts liés à l’impression de factures papier, les entreprises peuvent économiser sur l’achat de papier, d’encre et d’autres fournitures de bureau.
De plus, l’envoi postal de factures implique des frais d’affranchissement, des enveloppes et des frais de traitement qui peuvent être évités grâce à la facturation électronique.
Les entreprises peuvent également réduire les coûts de stockage et d’archivage des factures papier en optant pour un système électronique de gestion des documents (GED).
Par exemple, une entreprise de services informatiques a réussi à réduire ses coûts de facturation de manière significative en passant à la facturation électronique. Elle a pu économiser des milliers d’euros chaque année en supprimant les frais d’impression, de poste et de stockage de ses factures papier.
Gain de temps et d’efficacité :
La facturation électronique permet d’automatiser le processus de facturation, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité globale des opérations financières.
Par exemple, les factures électroniques peuvent être générées automatiquement à partir des systèmes de gestion des ventes ou des comptes clients, en récupérant les informations pertinentes directement depuis les systèmes existants.
Cela réduit considérablement la saisie manuelle des données et les risques d’erreurs associés.
Prenons l’exemple d’une entreprise de logistique qui traite un grand nombre de factures chaque jour.
Grâce à la facturation électronique, elle a pu automatiser le processus de génération et d’envoi des factures, ce qui lui a permis de réduire considérablement le temps consacré à ces tâches administratives et d’allouer davantage de ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la traçabilité :
Les factures électroniques offrent une traçabilité accrue par rapport aux factures papier.
Chaque étape du processus de facturation, de la génération à la réception et au paiement, peut être enregistrée et consultée facilement.
Cela facilite la vérification des transactions, la gestion des litiges et l’audit interne.
Par exemple, dans le secteur de la vente au détail, la facturation électronique permet de suivre précisément le statut des factures, depuis leur création jusqu’à leur paiement.
En cas de contestation ou de litige avec un client, l’historique des interactions et des paiements peut être consulté facilement, ce qui facilite la résolution des problèmes.
Sécurité des données :
La facturation électronique offre un niveau de sécurité élevé pour les informations sensibles. Les factures électroniques peuvent être cryptées et sécurisées, garantissant ainsi la confidentialité des données financières importantes.
De plus,elle permet de prévenir les risques de perte ou de vol de documents papier contenant des informations confidentielles.
Par exemple, une entreprise de services financiers a adopté la facturation électronique pour renforcer la sécurité de ses transactions financières. Grâce à des méthodes de cryptage avancées, elle a pu garantir la confidentialité des informations financières de ses clients, tout en réduisant les risques associés à la manipulation de documents papier.
Respect de l’environnement :
La transition vers la facturation électronique contribue à la préservation de l’environnement en réduisant la consommation de papier.
En évitant l’impression de factures papier, les entreprises réduisent leur empreinte carbone associée à la production de papier, à la destruction des déchets et à l’envoi postal.
Par exemple, une entreprise de consulting a adopté la facturation électronique dans le cadre de sa politique de responsabilité environnementale. En éliminant l’utilisation de papier, elle a réussi à réduire significativement sa consommation de ressources naturelles et à minimiser son impact sur l’environnement.
Facilitation de la conformité légale :
Dans de nombreux pays, la facturation électronique est devenue obligatoire pour se conformer aux réglementations fiscales.
En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent s’assurer de respecter les exigences légales et éviter les sanctions potentielles liées à la non-conformité.
Par exemple, une entreprise internationale opérant dans plusieurs pays a mis en place un système de facturation électronique pour répondre aux réglementations fiscales spécifiques de chaque pays dans lequel elle opère.
Cela lui a permis de se conformer aux exigences légales de manière efficace et de minimiser les risques de sanctions fiscales.
Pour conclure, la facturation électronique offre de nombreux avantages concrets, notamment la réduction des coûts, le gain de temps, l’amélioration de la traçabilité, la sécurité des données, la préservation de l’environnement et la facilitation de la conformité légale.
Ces avantages incitent les entreprises à envisager la transition vers la facturation électronique, ce qui leur permet d’améliorer leur efficacité opérationnelle, d’économiser des ressources et de contribuer à un environnement plus durable.
La mise en place de la facturation électronique obligatoire est motivée par plusieurs raisons importantes.
Modernisation des processus administratifs :
La facturation électronique est un élément clé de la modernisation des processus administratifs. En remplaçant les factures papier par des factures électroniques, les gouvernements cherchent à simplifier et à automatiser les procédures liées à la gestion des factures.
Cela permet de réduire les tâches administratives manuelles, d’accélérer les flux de travail et de faciliter l’échange d’informations entre les entreprises et les autorités fiscales.
Lutte contre la fraude fiscale :
La facturation électronique obligatoire vise également à renforcer la lutte contre la fraude fiscale. En adoptant un système de facturation électronique, les autorités fiscales peuvent obtenir des données plus précises et plus facilement auditables.
Cela réduit les possibilités de falsification des factures et permet une meilleure traçabilité des transactions commerciales, ce qui facilite la détection des fraudes et le recouvrement des impôts.
Optimisation de la collecte des taxes :
La facturation électronique permet d’améliorer la collecte des taxes et des impôts. Grâce à la transmission électronique des données de facturation, les autorités fiscales peuvent accéder plus rapidement aux informations relatives aux ventes et aux transactions commerciales.
Cela facilite le suivi des obligations fiscales des entreprises, réduit les erreurs de déclaration et permet une collecte plus efficace des taxes.
Réduction des coûts administratifs :
La mise en place de la facturation électronique obligatoire vise également à réduire les coûts administratifs associés à la gestion des factures.
Les processus automatisés de facturation électronique réduisent la nécessité de manipuler et de stocker des factures papier, ce qui permet d’économiser sur les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal, au traitement et à l’archivage des documents papier.
Facilitation des échanges commerciaux :
La facturation électronique favorise la facilité des échanges commerciaux, tant au niveau national qu’international.
En adoptant des normes de facturation électronique communes, les entreprises peuvent échanger des factures plus facilement avec leurs partenaires commerciaux, qu’ils se trouvent dans le même pays ou à l’étranger.
Cela simplifie les transactions commerciales, réduit les délais de traitement et favorise la croissance économique.
Encouragement de l’innovation technologique :
La facturation électronique obligatoire stimule l’innovation technologique dans le domaine de la gestion financière et administrative.
Les entreprises sont incitées à adopter de nouveaux systèmes de facturation électronique, ce qui stimule le développement de nouvelles solutions logicielles et de nouveaux modèles de gestion.
Cela favorise l’émergence de technologies plus avancées et de pratiques commerciales plus efficaces.
En résumé, la mise en place de la facturation électronique obligatoire répond à plusieurs objectifs, tels que la modernisation des processus administratifs, la lutte contre la fraude fiscale, l’optimisation de la collecte des taxes, la réduction des coûts administratifs, la facilitation des échanges commerciaux et l’encouragement de l’innovation technologique.
Cette transition vers la facturation électronique constitue une étape importante vers des processus plus efficaces, plus sécurisés et plus durables sur le plan environnemental.
