Glossaire

AES (Advanced Encryption Standard) : C’est un algorithme de chiffrement symétrique. Au regard des cybers attaques qu’ont connus certaines entreprises, l’AES est un standard de cryptage symétrique qui vient remplacer le DES, destiné à les contrer. C’est actuellement l’algorithme le plus utilisé et le plus sûr en termes de sécurité.

 

API (Applications Programming Interface) : En informatique, c’est une interface qui va permettre d’ouvrir les fonctions d’un logiciel à un autre via un langage de programmation. Elle permet la communication entre applications, et donc l’échange mutuel de services ou de données. Voyez l’API comme le maillon qui relie deux chaînes entre elles. Les logiciels principalement, mais aussi les systèmes d’exploitation ou les bases de données utilisent des API pour communiquer avec l’extérieur et même parfois avec l’intérieur.

 

Archivage électronique : L’archivage électronique est une méthode de conservation des documents électroniques sur le long terme, en garantissant leur intégrité et leur sécurité. Cette méthode consiste à stocker les documents dans un environnement sécurisé (par exemple, un coffre-fort électronique) et à les indexer pour faciliter leur recherche. Elle permet de réduire les coûts liés à la gestion des archives papier, de libérer de l’espace de stockage, et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.

Archivage à valeur probante : Cette notion désigne l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles, qui sont nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents ou données électroniques, afin d’en assurer leur bonne conservation et une parfaite intégrité durant tout leur cycle de vie.

L’objectif de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information, et sa restitution ultérieure, à des fins de justifications ou de contrôles. 3 grands principes qui doivent être garantit par l’archivage à valeur probante :

• L’authenticité du document : Horodatage et scellement (la signature électronique optionnelle),
• L’intégrité des documents : données figées, stockage dédié, confidentialité, traçabilité,
• L’intelligibilité des documents : Formats standards PDF/A, Tiff, lisibles dans le temps, avec signature si conversion.

 

Chorus Pro : C’est un système de facturation électronique aux services de l’Etat, des collectivités ainsi que des entreprises.

Son objectif principal est la modernisation des structures publiques, en leur permettant de réceptionner ses factures par voie électronique, mais également de simplifier la vie des entreprises.

 

Coffre-fort numérique : Ou coffre-fort électronique. Dans la Norme NF Z 42-020, on parle plutôt de composant coffre-fort électronique (CCFN). A l’instar d’un coffre-fort physique, c’est un espace ultra sécurisé permettant d’archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles sur un serveur, qui peut être externe à l’entreprise. Ce dernier peut être est accessible en ligne, via internet.  Il permet de contrôler les accès et d’assurer la traçabilité et l’authenticité d’une archive.

 

Complétude de dossier : Cela va permettre de savoir si un dossier est complet ou s’il manque un élément nécessaire pour que ce dernier soit validé, comme par exemple un document censé être transmis ou une pièce justificative. Après une identification des types de documents qui doivent composer le dossier, une action de contrôle est lancée pour identifier pour chaque document les documents liés, la complétude va croiser les documents liés avec les documents censés être présent, pour ensuite afficher à l’utilisateur des documents présents ou manquants.

 

Copie numérique fiable : C’est la copie numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. La copie fiable possède la même force probante que l’original. La fiabilité du document est tout de même laissée à l’appréciation du juge, mais une copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique est réputé fiable.

Une copie est réputée fiable dès lors que sa forme ou son contenu soit conservé dans des conditions propres à éviter toute modification. Un Système d’Archivage Electronique (SAE) répondant à la norme NF Z42-013 peut garantir l’intégrité des documents.

 

CRM (Customer Relationship Management) : La gestion de la relation client (GRC) en français, a pour but de fidéliser les prospects/clients en leur offrant ou proposant des services. En amont, un ensemble d’outils et de techniques sont utilisées afin de capter, traiter et enfin analyser différentes informations relatives à ces prospects et clients.

 

Data Center : Appelé Centre de Données en français, il correspond à un lieu physique, généralement une salle, où les entreprises regroupent différents équipements informatiques comme des ordinateurs, des serveurs, des routeurs… Les entreprises utilisent généralement cette infrastructure pour l’organisation, le traitement, et le stockage de très grandes quantités de données. Un data center représente donc une part essentielle d’une entreprise.

 

Délai de conservation : Représente la durée minimale pendant laquelle une entreprise se doit de conserver tout document reçus ou émis dans l’exercice de son activité. Ce délai peut varier selon la nature des documents et les obligations légales. Cela concerne les documents papiers ou électroniques. 

 

Dématérialisation : La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer des documents papier en documents électroniques, en utilisant des technologies comme la numérisation, l’OCR ou le RAD/LAD. Elle permet de simplifier et d’optimiser les processus de gestion documentaire, en garantissant une traçabilité complète des actions réalisées.

Droit d’accès : le droit d’accès est un principe fondamental de la protection des données qui permet aux individus d’accéder aux informations qui les concernent. Dans le contexte de la GED, cela signifie que les utilisateurs doivent être en mesure de trouver rapidement et facilement les documents qui les intéressent, en utilisant des critères de recherche pertinents et en naviguant dans une interface claire et intuitive.

 

Droits d’action : les droits d’action sont les permissions accordées à chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs en matière de gestion documentaire. Les droits d’action peuvent inclure la possibilité de consulter, modifier, supprimer ou ajouter des documents, ainsi que des autorisations spécifiques pour la gestion des workflows ou des processus d’approbation.

 

eIDAS (electronic Identification Authentication and trust Services) : Représente le règlement UE n°910/2014 du 23 Juillet 2014 créé dans le but de renforcer la confiance dans les transactions électroniques sur le marché européen.

 

ERP : Ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est un logiciel métier. L’ERP est un progiciel utilisant plusieurs fonctions de gestions, permettant de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Par exemple, les fonctions utilisées peuvent être : pour la gestion des commandes ; pour la gestion des stocks, de la comptabilité…

 

Factur-X : C’est un nouveau format standardisé s’inscrivant dans la Norme Sémantique Européenne EN16931. Il se compose d’une part, d’un fichier PDF afin de rendre la facture lisible pour l’utilisateur, et d’une autre part d’un ensemble de données attachées en XML, afin d’automatiser les traitements de ces données par l’ordinateur. 

 

GED (Gestion Électronique de Documents) : c’est l’ensemble des technologies, outils et méthodes permettant de gérer et d’organiser des documents électroniques, de la création à l’archivage en passant par la circulation et la recherche. La GED permet ainsi de faciliter la gestion des flux documentaires au sein d’une organisation et d’optimiser la productivité.

HADS/HDS : Hébergement Agrée de Données de Santé. Hébergeur de Données de Santé.

Afin d’être agréé, l’hébergeur devra faire l’objet d’un contrôle et d’un audit par un organisme externe, à ses frais. Il faut maintenant être certifié HDS selon le référentiel HDS 1.1, qui est en fait un com

 

Horodatage : L’horodatage est une méthode qui permet de dater et d’authentifier un document électronique, en associant une signature électronique à une date et une heure précise. Cette méthode permet de garantir l’intégrité et la non-répudiation des documents, en prouvant leur origine et leur authenticité.

IA : L’intelligence Artificielle est l’ensemble des théories et des techniques mises en œuvre visant à permettre aux machines d’imiter une forme d’intelligence réelle.

 

Indexation : C’est un processus informatique rassemblant des techniques croisant l’informatique, les sciences de l’information et les bibliothèques, qui vont permettre de référencer des données (documents numériques ou textuels, mots-clés, des pages web etc…), et ainsi faciliter leur accès ou leur traitement.

 

Intégrité des données : C’est la confirmation que les données échangées (envoyées ou reçues), ou stockées sont complètes et non modifiées. C’est une preuve de fiabilité et de crédibilité des données durant tout leur cycle de vie.

 

Interopérabilité : Ce terme désigne le fait qu’un produit ou un système possédant des interfaces connues, possède la capacité de s’adapter pour pouvoir fonctionner avec d’autres systèmes indépendants sans restriction d’accès.

Loi El Khomri : La loi El Khomri, également appelée « Loi Travail », est une loi française promulguée en août 2016. Elle a pour objectif de moderniser le droit du travail en France, en simplifiant les règles de licenciement, en favorisant la négociation collective et en facilitant la mobilité professionnelle. Cette loi a eu un impact important sur les processus de gestion des ressources humaines dans les entreprises.

 

OD : Un opérateur de dématérialisation est une entité spécialisée qui fournit des services liés à la dématérialisation des documents et des processus. Ces services peuvent inclure la numérisation, la conversion de formats, le stockage sécurisé, la gestion des workflows, la certification électronique, la gestion des archives, etc. Les opérateurs de dématérialisation peuvent aider les organisations à mettre en œuvre des solutions de dématérialisation et à optimiser leurs flux de travail en tirant parti des technologies numériques.

 

OCR : L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de reconnaître les caractères présents sur une image numérisée (par exemple, une facture, un contrat, un formulaire). Elle transforme ainsi un document « image » en un document « texte » que l’on peut éditer et indexer, facilitant ainsi la recherche d’information.

 

PAF : La piste d’audit fiable, également appelée trace de vérification, est un concept clé dans le domaine de la gestion électronique des documents (GED). Elle fait référence à l’ensemble des informations enregistrées tout au long du cycle de vie d’un document électronique, depuis sa création jusqu’à sa destruction éventuelle. Ces informations doivent être suffisamment détaillées et précises pour permettre une vérification ultérieure de l’authenticité, de l’intégrité et de la validité du document. En d’autres termes, la piste d’audit fiable garantit la traçabilité complète et la vérifiabilité des opérations effectuées sur un document électronique, ce qui est essentiel pour assurer sa conformité légale et réglementaire.

 

Passerelles comptables : Aussi appelé logiciel de passerelle ou de transit, la passerelle comptable est un moyen d’interconnecter un logiciel métier ou de GED et un logiciel comptable afin d’éviter les multiples saisies, les erreurs et pertes de temps associés.

Le but d’une passerelle comptable est de faire communiquer deux logiciels, dont la solution comptable de l’entreprise, afin qu’ils échangent leurs données.

 

PDP : Une plateforme de dématérialisation partenaire est un système informatique qui facilite la transition des processus et des documents physiques vers des formats électroniques. Elle permet aux organisations de dématérialiser leurs opérations et de gérer leurs flux de données de manière efficace. Ces plateformes offrent généralement des fonctionnalités telles que la numérisation, la conversion de formats, la sécurisation des données, la gestion des workflows, etc.

 

PPF : Un portail public de facturation est une plateforme en ligne mise en place par une entité publique, telle qu’une administration ou une institution gouvernementale, pour gérer le processus de facturation et de paiement des services fournis. Il permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures électroniquement et aux clients de les consulter, les valider et effectuer les paiements de manière dématérialisée.

PRA : Un plan de reprise d’activité est un document regroupant un ensemble de procédures techniques, organisationnelles et de sécurité, qui va permettre à une entreprise de prévoir, en cas d’un sinistre important ou d’un incident majeur, les démarches à effectuer afin de remettre en route son système informatique. Chaque incident possible est considéré dans le PRA, ainsi que la manière dont sera basculé le système sinistré sur un système non endommagé, et dans quels délais.

 

RGPD : Règlement Général pour la Protection des Données, GDPR (General Data Protection Regulation en anglais). C’est une directive européenne publiée en 2016, entrée en application le 25 Mai 2018 dans les états membres, relative au traitement des données à caractère personnel et à leur libre circulation.

 

RAD/LAD : Le RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et le LAD (Lecture Automatique de Documents) sont des technologies similaires à l’OCR, mais plus avancées. Elles permettent de reconnaître des documents complexes (comme des contrats avec des tableaux ou des graphes), d’extraire automatiquement des informations clés (comme les dates, les montants, les noms, etc.), et de les intégrer directement dans un système d’information (comme un ERP ou un CRM).

 

RGS : Référentiel Général de Sécurité. C’est le cadre réglementaire ayant pour but de renforcer la confiance des usagers envers les différents services électroniques mis en place par les autorités administratives.

 

SaaS (Software as a Service) : c’est un modèle de distribution de logiciels dans lequel l’application est hébergée par un fournisseur tiers et accessible via Internet. Le SaaS permet aux entreprises d’accéder à des logiciels sans avoir à les installer ou à les maintenir sur leurs propres serveurs.

SAE (Système d’Archivage Electronique) : Un système d’archivage électronique est un outil de gestion de contenu qui va permettre de conserver des documents numériques sur le moyen et le long terme pour une exploitation future. Son objectif est de préserver ces documents de toutes modifications, et d’en garantir leur intégrité, pérennité, sécurité ainsi que leur traçabilité.

 

SHA-3 : C’est un algorithme, qui va permettre de garantir que l’empreinte d’un fichier informatique sera obligatoirement modifiée dès lors qu’une modification du moindre bit de ce fichier est effectuée. SHA-3 est donc un algorithme utilisé afin de vérifier l’intégrité d’un fichier informatique, par le biais d’une comparaison entre l’empreinte réalisée lors de la vérification, avec celle d’origine.

 

Signature électronique : C’est un mécanisme qui doit permettre d’identifier le signataire, et également garantir l’intégrité du document, souvent par le biais de l’horodatage. Elle correspond à une suite de chiffres asymétrique, ou s’obtient à l’aide d’une technique de hachage.

 

Traçabilité : La traçabilité dans le domaine de la gestion électronique des documents (GED) se réfère à la capacité de suivre et de vérifier l’historique des actions effectuées sur un document ou un dossier, depuis sa création jusqu’à sa destruction éventuelle. Elle permet de garantir l’intégrité des documents, d’assurer la conformité aux réglementations et de faciliter la résolution de problèmes en cas d’incident ou de litige. Les systèmes de GED modernes offrent des fonctionnalités de traçabilité avancées, telles que l’audit des modifications, les journaux d’activités et les pistes d’audit pour garantir une traçabilité complète.

 

Versionning : le versionning est un processus qui permet de suivre et de gérer les différentes versions d’un document au fil du temps. Le versionning permet de garder une trace de l’historique des modifications apportées à un document, de gérer les conflits de versions et de restaurer des versions antérieures si nécessaire. Dans le contexte de la GED, le versionning est important pour assurer l’intégrité et la traçabilité des documents, ainsi que pour faciliter la collaboration entre les utilisateurs.

 

Webservice : C’est une technologie permettant à des applications et des systèmes de fonctionner et d’échanger des informations à distance de manière autonome, et donc indépendamment des plates-formes et des langages sur lesquelles elles se reposent. Cette communication est effectuée avec des messages XML, et basée sur le principe de demandes et de réponses.

Workflow : Le workflow (ou flux de travail) est une méthode de gestion de processus qui consiste à définir une séquence d’étapes pour réaliser une tâche donnée. Chaque étape est associée à des actions spécifiques à effectuer (par exemple, valider un document, envoyer un email, etc.) et peut être automatisée grâce à un logiciel de workflow. Cette méthode permet de simplifier et d’optimiser les processus de travail, en garantissant une traçabilité complète des actions réalisées.